Как сохранить файл эксель в xml. Создание и редактирование XML-файла в Excel. Как создать XML-файл из Excel

Если вы работаете на локальном компьютере, то документ, созданный в Microsoft Office, по умолчанию сохраняете в двоичном формате, имеющем расширение.doc,.xls,.ppt и т.п., в зависимости от приложения, в котором он создавался. Документ Word можно сохранить в формате HTML (Hypertext Markup Language) и XML (extensible Markup Language - расширяемый язык разметки) и опубликовать в корпоративной сети или в Интернете, выбрав в меню Файл (File) команду Сохранить как Веб-страницу (Save As Web-Page). Поле Тип файла (Save as type) диалогового окна команды сохранить файл в таких форматах как: Веб-страница (Web Page), Веб-страница с фильтром (Web Page, Filtered) и Веб-архив (Web Archive). Формат Веб-страница (Web Page) сохраняет все возможности редактирования документа в формате HTML. Формат Веб-страница с фильтром (Web Page, Filtered) удаляет часть HTML кода и уменьшает размер файла. Формат Веб-архив (Single file Web Page) позволяет переслать содержимое (текст и графику) в одном файле *.mht, *.mhtml.

При использовании любого из вышеназванных форматов в каждом документе сохраняются все параметры форматирования. Пользователи корпоративной сети или в Интернете, на компьютерах которых не установлен Microsoft Office, могут просматривать файлы, сохраненные в форматах HTML или XML, в обозревателе или в других программах просмотра Интернета.

Office обеспечивает высокую точность воспроизведения в окне обозревателя отформатированного документа, который выглядит точно так же, как в окне приложения. Сохраняются параметры диаграмм и рисунков, например, цвета и характеристики линий. Начинающий пользователь, не умеющий программировать, может создать в Office 2003 веб-страницу и опубликовать ее на веб-сервере без потери качества и функциональных возможностей документа. Автоматическое определение кодировки HTML и XML позволяет увидеть правильные символы в любой языковой среде.

Особенности сохранения файлов в формате HTML

Различают статический и динамический форматы HTML. Статический формат используется в тех случаях, когда данные изменяются редко, динамический - когда необходимо отобразить последние на момент публикации данные. Отметим, что уже Access 2002 поддерживал преобразование объектов в два динамических формата HTML: ASP (Active Server Pages ) и IDC/HTX. Файл с расширением asp используется для динамических веб-страниц, с расширением idc содержит запрос в форме инструкции SQL, с расширением htx содержит команды и инструкции по форматированию. Вместо данных в файлы с расширением htx. включены шаблоны, указывающие место вставки данных из запроса в файле с расширением idc.

При сохранении документа в формате HTML Office 2003 создает в заданном каталоге один HTML-файл (например, otchet.htm) и папку с тем же именем, включающую все вспомогательные файлы документа и управляющий основной файл. В отдельный файл помещаются каждый рисунок, Электронная таблица, слайд презентации, набор вспомогательных данных. Все графические изображения в зависимости от содержания автоматически преобразуются в формат.GIF, JPG, JPEG или.PNG. Например, штриховые рисунки сохраняются в формате GIF, а фотографии - в JPEG. При перемещении таких документов необходимо копировать как основной HTML-файл, так и папку со вспомогательными файлами. (Подробнее см. ниже раздел "Типы файлов, используемые для отображения рисунков и графики на веб-странице")

Для облегчения редактирования нерастровой графики с помощью соответствующих программ при преобразовании документа Office 2003 в формат HTML графические изображения сохраняются как во внутреннем формате, так и в формате обозревателя.

В качестве примера приведем порядок преобразования объекта базы данных Access в динамический формат HTML:

1. В окне База данных (Database) выделите щелчком мыши требуемый объект и выберите в меню Файл (File) команду Экспорт (Export To).
2. В диалоговом окне Экспорт объекта (Export To) в поле Тип файла (Save as type) выделите строку Microsoft IIS 1-2 или Страницы Microsoft ASP (Microsoft Active Server Pages).
3. Выберите папку, в которой будет сохранен экспортируемый файл и введите имя файла латинскими буквами в поле Имя файла (File name).
4. Нажмите кнопку Экспорт (Export).
5. При использовании формата Active Server Pages появится диалоговое окно Настройка вывода файла ASP (Microsoft Active Server Pages Output Options), в котором укажите назовите источник данных ODBC. Он будет использован на веб-сервере для доступа к данным. Введите адрес сервера, на котором будет размещен файл ASP.

Использование ценных в формате XML

Office 2003 поддерживает язык XML (extensible Markup Language - расширяемый язык разметки). Этот язык обеспечивает интуитивно понятные мощные средства коллективной работы и широко используется при обмене информацией в Интернете независимо от применяемой платформы, формата данных. Формат XML разработан на базе HTML как формат универсального представления данных в корпоративных сетях и в Интернете. Он обладает более широкими возможностями, чем HTML. В этом формате можно представить любой документ Office.

XML упрощает выборку данных из документов Office 2003 в другие XML-приложения. Можно разделить содержимое документа и границы его двоичного формата. Содержимое становится доступным для процессов автоматического сбора и анализа данных с последующей корректировкой. Документ XML может состоять из нескольких файлов разных типов, например, файла XML, содержащего данные; файла ASP, содержащего веб-страницу для просмотра документа; файла xsd, содержащего описание структуры данных и т.д. Единый документ можно просмотреть в Internet Explorer версии 5 и выше. Файл, в формате HTML содержит сценарий, который загружает данные из источника в формате XML.

В отличие от универсальных тегов HTML, теги XML могут видоизменяться разработчиками и поэтому должны передаваться тому ПО, которое их использует. Microsoft предполагает использовать XML-формы исключительно на корпоративном рынке. В связи с тем, что некоторые обозреватели не работают с XML, в Word предусмотрена возможность сохранения документа в виде фильтрованной веб-страницы без использования дескрипторов XML. Для использования этой возможности в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options), а затем откройте вкладку Общие (General), нажмите кнопку Параметры веб-документа (Web Options) и перейдите на вкладку Обозреватели (Browsers), установите или снимите флажок Отключение компонентов, не поддерживаемых этим обозревателем. Совокупность XML-тегов, определяющих элементы документа, называется схемой (schema ).

Сохранение и открытие файлов XML в Word 2003 может использоваться для интеграции с основными бизнес-данными предприятия. Инструмент графического связывания в Excel обеспечивает связывание заданной пользователем схемы XML с ячейками электронной таблицы Excel.

Представляющими собой данные на основе ввода описания с тегами или настроек программ. Открыть их для редактирования обычным двойным кликом не получается. Связано это с тем, что для ассоциации с расширением не установлено нужное приложение, которое применяется по умолчанию. Но если нужно получить удобочитаемый файл в виде таблицы с возможностью редактирования, можно открыть файл XML в Excel. При этом не нужны никакие конверторы, способные преобразовывать форматы между собой. Единственное замечание: такая возможность имеется только в версиях Office версии 2003 и выше.

Как открыть XML в Excel: способ первый

Рассмотрим импорт данных на основе Excel версии 2016 года. Первый и самый простой способ состоит в том, чтобы изначально запустить программу Excel. При старте приложение вместо приветствия и логотипа выдаст специальное окно входа, в котором слева в меню присутствует строка «Открыть другие книги».

После этого используется пункт обзора, а в новом окне в качестве открываемого формата выбирается XML. После этого привычным методом находим нужный файл и жмем кнопку открытия. В этом случае распознает не как текстовый документ, содержащий описания и теги, а как самую обычную таблицу. Естественно, данные можно редактировать по своему усмотрению, но об этом позже.

Как открыть формат XML в Excel: способ второй

Практически ничем не отличается от первого еще один предлагаемый метод. Файл XML в Excel можно открыть из файлового меню или использовать для этого быстрое сочетание Ctrl + O.

Опять же, сначала выбирается тип формата, подлежащего открытию, после этого находится нужный файл и нажимается соответствующая кнопка.

Открытие XML: способ третий

Есть еще несколько методов XML в Excel. Так, в версии программы 2016 года можно использовать меню верхней панели, где выбирается раздел «Данные», а затем нажимается кнопка получения внешних данных.

В выпадающем меню нужно просто выбрать раздел «Из других источников» и в новом меню использовать строку «Из импорта XML». После этого следует стандартная процедура поиска нужного файла с последующим открытием.

Редактирование, сохранение и экспорт

При использовании любого из этих методов пользователь получает структуру таблицы. Редактирование производится точно так же, как это делается со стандартными файлами XLS. Иногда для удобства редактирования и сохранения данных целесообразно использовать меню для разработчиков.

В этом случае можно импортировать не все содержимое XML-файла, а только то, что действительно необходимо, вставляя информацию в соответствующие столбцы и строки, указав в качестве источника данных именно XML-объект. Но для этого необходимо в самой программе выполнить вход в аккаунт, используя свою регистрацию в Microsoft.

Сохранить измененный файл можно сразу же в оригинальном формате, выбрав соответствующий тип из списка. Из файлового меню, если объект был сохранен в «родном» формате Excel, можно выбрать функцию экспорта, нажать на изменение типа файла и установить в качестве конечного формата именно XML.

Если пользователю лень заниматься подобными преобразованиями, или в работе он использует версию Office ниже версии 2003, для открытия данного формата в виде таблицы придется использовать специальный конвертор. Таких программ сейчас предлагается достаточно много. В крайнем случае, если и это не подходит, без проблем можно обратиться к специализированным онлайн-сервисам, на которых формат будет изменен в течение пары десятков секунд. По окончании таких действий останется только загрузить готовый результат в формате XLS на жесткий диск, а потом открыть его в Excel. Впрочем, в большинстве случаев такие действия не требуются, поскольку в том же Office 2003 возможность прямого открытия (импорта) формата XML уже предусмотрена изначально. И думается, мало кто сегодня использует устаревшие офисные продукты Microsoft.

Объявление

Формат файлов XML Document

Будучи созданным в качестве формата для хранения текстовых данных, формат XML представляет собой документ, который понимают не только люди, но и машины. XML - это язык, не зависящий от платформы, который был создан для хранения различных данных. Обладая простотой и легкостью в использовании, данный язык не уступает в популярности языку HTML. Он также весьма распространен в Интернете. Тот факт, что файлы XML можно легко редактировать простейшими текстовыми редакторами, только увеличивает его популярность.

Технические сведения о файлах XML

Документ XML представляет собой последовательность символов, в которой каждый символ Unicode можно найти в каждом отдельном документе. Такой код из символов Unicode, который составляет документ XML, разделен на маркеры и текстовое содержание на основе простых синтаксических правил. У этого формата имеется важное преимущество перед HTML: формат XML поддерживает произвольное размещение тегов для четкого определения тех данных, которые такие теги охватывают.

Дополнительная информация о формате XML

Вопрос о том, как с 1С сохранить в XML файл, волнует людей, которые работают с документацией фирмы и отчётами. В число таких специалистов входят бухгалтеры. Сегодняшние стандарты предполагают хранение большей части информации предприятия в программе 1С. При этом формирование документов в Эксель остаётся востребованным, потому что это необходимо для обработки данных, обмена счетами с контрагентами. Использование современных и прогрессивных способов передачи информации между 1С и Excel сильно экономит время человека, который этим занимается.

Для быстрого осуществления этой операции предусмотрена процедура выгрузки. Зайдя в 1С, пользователь выбирает раздел «Файл», затем «Выгрузка». На жёстком диске компьютера либо на съёмном устройстве выбирается конкретная локация, куда будет отправлен файл, и его формат. Если нужен файл Эксель, выбираем формат XML. Выгрузка больших документов занимает много времени. Перед её началом желательно разобраться, какой конкретно объём информации вас интересует, и выгрузить именно его. Это достигается путём выделения нужных блоков при работе в 1С. Если нужно добавить новые позиции к уже имеющимся данным в XML, это осуществляется путём выгрузки в существующий документ, во время которой происходит слияние. Когда нужно добавить несколько строк, это проще сделать через буфер обмена.

Как перенести данные из XML файла в 1С?

Чаще при работе предприятия нужно провести обратную процедуру: получить файл Эксель в 1С. Рассмотрим, как это сделать. Современные версии 1С предлагают осуществлять подобную процедуру через вкладку «Импорт» либо «Загрузка». Они расположены в той же категории «Файл». Пользователь выбирает нужный документ на компьютере или съёмном диске, после чего он загружается в базу 1С. Разработчики 1С предусмотрели «карантинную» зону, куда сначала отправляются файлы после загрузки из других программ. Такая зона нужна, чтобы предварительно проверить достоверность данных и особенно форматирование. Если форматирование сбито, его сначала нужно восстановить с помощью специальных сервисов или вручную. Загрузка данных с нарушенным форматированием в 1С приводит к сбоям и искажениям в базе данных.

Если возникают сложности в загрузке данных либо постоянно сбивается формат, то нужно проверить актуальность версий программ 1С и Эксель. Если использовать современные версии, то шанс возникновения проблем минимальный.

Настройка сериализации при переносе в 1С

Сериализацией называется процесс преобразования данных из 1С в Эксель и обратно. Процедура сериализации запускается автоматически, когда пользователь выбирает импорт либо экспорт данных из 1С. Не помешает предварительная настройка переноса и сериализации файлов. Предусмотрена возможность выбрать формат файлов, разрядность и другие параметры, которые помогут избежать ошибок при обмене данными между разными программами.

Чтобы загружать в 1С большое количество файлов из Эксель, не получится обойтись стандартным копированием. Для таких целей разрабатывается специальный загрузчик, который осуществляет подключение к 1С и контролирует процедуру загрузки. Часто компании приходится заказывать такую программу для переноса данных у разработчиков с учётом особенностей конкретно данного предприятия. Это требует затрат, но окупается благодаря тому, что скорость загрузки файлов с зарплатой и других документов заметно возрастает, а ошибки при переносе исчезают.

Использование веб-сервисов для переноса данных в 1С

Для загрузки данных в 1С можно использовать специализированные веб-сервисы. Они помогают сформировать файл Эксель в 1С и не требуют финансовых затрат. Подгрузить информацию с их помощью можно однократно либо использовать такие сервисы постоянно. Желательно выбрать сервисы, которые совместимы с вашими версиями программ, тогда вероятность сбоев станет низкой.

Работа по отправке данных с 1С 7.7 не подразумевает специального образования, но требует навыков и опыта. Если к делу приступает необученный сотрудник, его желательно контролировать, чтобы база данных организации не наполнилась недостоверной либо повреждённой информацией.

При любых процедурах переноса данных большое внимание следует уделять сохранности структуры данных. В рамках этого желательно выполнять следующие рекомендации.

Перед началом загрузки удостовериться, что версии программ совместимы.

Загружать данные в «карантинную» зону 1С, чтобы непроверенные данные не попадали сразу в единую базу данных и не искажали её.

Проверять формат данных, которые были получены из Эксель. Если в процессе переноса формат был сбит, потребуется потратить время, чтобы его восстановить. Если этого не сделать, то отдельные ячейки могут суммироваться непредсказуемым образом: количество товара с массой, цена с общей стоимостью. Это собьёт систему статистики и анализа данных.

Желательно, чтобы загруженные данные перед отправкой в базу проверял опытный сотрудник: владелец предприятия, главный бухгалтер или иное ответственное лицо.

Для персонала полезно выработать и озвучить правила загрузки файлов. Часто ошибки и сбои возникают по причине невнимательности, рассеянности, халатности отдельных сотрудников. Они заносят данные из двух ячеек в одну, применяют разные сокращения, разные знаки (точку и запятую) при записи дробных чисел, совершают другие подобные оплошности, которые сильно сбивают формат и приводят к нежелательным сбоям и ошибкам. Для руководства предприятия стоит разработать единый формат записи данных, тогда при переносе через загрузчик или вручную будет меньше проблем. Автоматизация компании с помощью разработок 1С предполагает, что сотрудники всех уровней будут применять единую программу для ввода данных. Если отдельные кадры не умеют пользоваться такой системой или допускают оплошности при вводе значений, полезно провести дополнительное обучение.

Сегодня разработчики программ типа 1С предлагают постоянные обновления, упрощающие работу с данными, поэтому не помешает проверять обновления и загружать их для программы. Это поможет использовать последние разработки для упрощения загрузки и выгрузки информации.